プライバシーマークを取得するには金銭的にも労力的(人的)にもコストがかかる。
さらに、ただ取得すればそれで終わりではなく２年毎に更新していく必要があり、それにも同様のコストが必要となる。
その代償を払ってまでプライバシーマークを取得する必要性に疑問のある方も多いだろう。
「プライバシーマークを取得することにどんな利点があるのか」
プライバシーマークを取得することによってもたらされるメリットについて網羅的に記載した。
御社がどのような恩恵を受けることができるのか、確認していただきたい。
プライバシーマーク取得の8つのメリット
細かいものを含めると、プライバシーマークを取得することのメリットは下記のように８点挙げられる。順番に詳しくみていこう。
- 1- 『顧客(個人)』に対する信用拡大・企業イメージの向上
- 2- 『取引先(法人)』への信用拡大・企業イメージの向上
- 3- 官公庁の入札案件への参加
- 4- 従業員のセキュリティ意識の向上
- 5- コンプライアンス(法令順守)の強化
- 6- マネジメントシステムが社内に馴染む
- 7- 消費者相談窓口として利用
- 8- 個人情報漏洩保険の保険料が割引になる
1-『顧客(個人)』に対する信用拡大・企業イメージの向上
プライバシーマークの審査を無事に通過すると、付与機関とプライバシーマークの付与契約を結ぶことになる。
この契約を結ぶことで、付与機関のホームページに御社がプライバシーマークを認証取得したことが公開される。
同時に、御社の方でもホームページや名刺・封筒・パンフレット(会社案内)等にプライバシーマークを掲載・印刷することが許される。
そうすることで消費者に御社が個人情報を適切に取り扱う仕組みをもっていることを広くアピールすることができるというメリットがある。
しかし、この点については率直に言うと大きなメリットとは言い難い。
もちろんセキュリティ意識の高いセグメントや過去に情報漏えい事故などの被害にあった人などは情報セキュリティレベルが高いことを購買理由とする可能性はある。
だが、そういった層は全体的にみるとまだまだ少数であることや個人消費者のプライバシーマークの認知度を鑑みるとメリットとしては弱いと言える。
2-『取引先(法人)』への信用拡大・企業イメージの向上
過去に、あなたの会社の取引先から「プライバシーマーク(もしくはISMS)を取得しているか」確認されたことはないだろうか。
なぜ彼らはそんなことを確認しなければならないのか。
実はプライバシーマークを取得している企業は、個人情報を取扱う業務の委託先を監督しなければならないことが規格の中で定められているのである。
この際、委託先企業がプライバシーマークなどを取得していない場合、その企業の個人情報の取扱い状況について煩雑な調査書類を作成しなければならない。
逆に委託先企業がプライバシーマークを取得していれば、そのことを担保に調査書類を作成しなくてもいいとされている。
この理由から、プライバシーマークを取得しているか確認することが委託先選定の際の慣例となりつつあるのだ。
さらに、このことが拡大解釈され近年では個人情報を取扱う業務か否かにかかわらず、プライバシーマークやISMSを取得していることを委託先の選定基準としている大手企業も増えてきている。
このことから新しく取引を始める会社を開拓する場合にも、いま付き合いのある会社との取引を継続するためにもプライバシーマークを取得するメリット(必要性と言った方が近いかもしれない）が生じる。
3- 官公庁の入札案件への参加
プライバシーマークを取得することで、官公庁が公表・募集している入札に参加できる案件が広がることもメリットと言える。
官公庁は国・公的機関として業務を発注する立場にあるため、国民・住民の個人情報を委託するのに適切な企業かどうかという点については特に厳しくみる傾向にある。
そのためプライバシーマークやISMSを取得していることが必須要件となっていたり、加点対象となっていたりするのだ。
ここで、「入札は大企業が中心にとっていくものだから、うちの会社には関係ないな」と思われた方もいるかもしれない。
そんな方にぜひお伝えしたいことがある。以下のデータを見てほしい。
2012年度の入札情報統計レポートを発表。市場規模は20兆円以上
http://www.uluru.biz/archives/2239
ここで公表されている”入札情報統計レポート”の中に、公示入札で実際に落札された金額のデータがある。
このデータを見ると、落札金額が100万円以下のものが全体の31%、500万円以下を含めると全体の6割以上となっている。これらの少額の案件の大半は中小企業が落札しているのである。
つまり、あなたが知らないだけで大企業ではなくても入札案件を受注している企業は数多く存在しているのだ。
入札案件を受注することで期待できるのは「売上の増加」だけではない。
公的機関の仕事を請け負っていることで、「社会的な信用」を得ることができるという効果もある。
さらに入札案件は受注できれば「営業コスト」がほとんどかからない分、他の仕事より多くの利益を残すことができる可能性もあるため、もしあなたの会社が入札に参加したことがないのであれば、受注できる案件はないか是非一度確認していただきたい。
入札案件の探し方はさまざまだが、一例として「日本政策金融公庫」にアクセスしてみるといいかもしれない。
このサイトの右上にある『サイト内検索』に「プライバシーマーク」と入力してみると、常時１００件以上の入札案件があることが確認できるはずだ。
4- 従業員のセキュリティ意識の向上
４つ目のメリットは「従業員のセキュリティ意識の向上」である。
この点についてはあまり重くとらえられていない向きもあるが、長期的に考えた場合、実はこれが企業経営において一番重要なところかもしれない。
ひとたび個人情報漏洩事故が起きれば、訴訟・罰則や企業の株価にまで影響を及ぼす可能性があり、あなたの会社の信頼は失墜することは避けられない。
リスクマネジメントとして、情報漏えいリスクの軽減・情報漏えい事故などの対策をとっておくことが非常に重要となる。
個人情報の事故・事件の傾向について、プライバシーマーク付与機関であるJIPDECが毎年公表しているデータがあるのをご存じだろうか。
そこに個人情報の事故・事件の原因が多い順に記載されており、毎年のように「紛失」・「メール誤送信」・「宛て名間違い」・「封入ミス」・「スマホやノートPCの紛失」など、ヒューマンエラー（人が原因）によって発生しているのである。
個人情報にかかわる事件といえば、ハッカーなど悪意をもった他社によってもたらされるものがニュースになる傾向があるが、実際の現場では「自社の社員の不注意」によってもたらされているのが大半なのである。
この点を考慮すると、「従業員のセキュリティ意識の向上」を一定レベル以上に保つ取り組みは無用な損失をださないために有用なこととなる。
5- コンプライアンス(法令順守)の強化
５つ目のメリットはコンプライアンスの強化である。
プライバシーマークを取得するためには、個人情報保護法や番号法(マイナンバー法)、所在地の条例や主務大臣策定のガイドラインなどを順守する必要がある。
さらにプライバシーマークの規格であるJIS規格では本人(個人情報の保有者)の権利利益を広く定義し、教育や監査の実施を必要としている。
つまり、プライバシーマークを取得することで、個人情報保護法をはじめとした各法令を必然的にクリアしたうえでそれ以上の情報保護体制を構築することが可能となるのだ。
6- マネジメントシステムが社内に馴染む
プライバシーマークを取得・維持していくためには、個人情報保護についての「マネジメントシステム」を継続的に運用していくことになる。
「マネジメントシステム」は『PLAN(計画)』・『DO(実施)』・『CHECK(評価)』・『ACT(改善)』の４つをスキームとして向上していくことを目的としている。
プライバシーマークは“個人情報の保護”を目的としているが、「マネジメントシステム」の仕組みは他の経営課題への対応としても有用なものとなる。
あなたの会社では、なにかのプロジェクトについてやりっぱなしになってしまった、という経験はないだろうか。
会社の中でマネジメントシステムが根づいていない場合、「計画」「実施」「評価」「改善」のいずれかがおそろかになっていることが原因である。
プライバシーマークの取得をきっかけに社内の課題への取り組み方にマネジメントシステムが馴染むことは大いにメリットとなる。
7- 消費者相談窓口として利用
一般的に民事・刑事事件で訴訟となった場合、弁護士などの代理人が間に入って解決を図る。
これは当事者同士で話し合いをするより、第三者が間に入ることで客観的かつスムーズに問題解決できるという側面もある。
プライバシーマークを取得すると付与機関をあなたの会社の個人情報の取扱いについての消費者相談窓口とすることができる（任意であるためしないことも可能）。
こうすることで、何か問題が起こった際にスムーズに解決を図ることができる可能性がある。
8- 個人情報漏えい保険の保険料が割引になる
個人情報の漏えい事件が起きてしまった場合、１件あたり１万円の賠償が命じられた判例があるのをご存じだろうか。
計算上、仮に１０００件のデータが盗難・紛失などにより悪用された場合に１０００万円のリスクがあるということだ。
どれだけ個人情報の取扱いを適切にしていたとしても、個人情報を取扱う以上そのリスクをゼロにすることはできない。
そのため、多くの個人情報を取扱う企業やそうした業種に新規参入する企業が個人情報漏えい保険に入るケースがある。
プライバシーマークを取得していると、そうした個人情報漏えい保険の保険料が大幅に割引される可能性がある。一例として「６５％割引」を実施している保険会社もあり、コスト面で見逃すことができないメリットとなる。
プライバシーマーク取得のメリットまとめ
ここまで、プライバシーマークを取得することで「売り上げに貢献するメリット」「損失をマネジメントするメリット」「副次的なメリット」と全体的に説明してきた。
これらのメリットを理解したうえでデメリットを上回るメリットを享受できると判断できたなら、ぜひ積極的に取り組んでみてはいかがだろうか。